Organizar eventos sociales al aire libre puede ser una excelente opción para disfrutar de la naturaleza y aprovechar el buen clima… O un verdadero infierno viviente si no tomas algunas precauciones básicas, sobre todo en tiempo de lluvias. En este artículo, exploraremos lo que debes considerar al organizar eventos sociales al aire libre en tiempo de lluvias, centrándonos específicamente en los jardines de fiestas.
1. Elección del lugar adecuado
Cuando planeas un evento social al aire libre en tiempo de lluvias, es esencial seleccionar un jardín de fiestas con infraestructura adecuada para hacer frente a las condiciones climáticas adversas. Asegúrate de elegir un lugar que pueda contar con carpas, toldos o áreas cubiertas donde los invitados puedan resguardarse de la lluvia y seguir disfrutando de la celebración.
2. Flexibilidad en la hora
Aunque el clima puede ser impredecible, especialmente durante la temporada de lluvias es importante mantener un ojo en los pronósticos meteorológicos y tener un plan de contingencia en caso de que sea necesario cambiar los horarios. Comunicar estos cambios a los invitados con anticipación es fundamental para garantizar una buena asistencia.
3. Protección adicional contra la lluvia
Además de contar con áreas cubiertas, considera la posibilidad de alquilar toldos adicionales o lonas impermeables para brindar protección adicional contra la lluvia. Estos elementos pueden colocarse estratégicamente en el jardín de fiestas para crear espacios resguardados donde los invitados puedan socializar sin preocuparse por mojarse.
4. Pisos adecuados
La elección del piso en el jardín de fiestas es crucial cuando se trata de eventos al aire libre en tiempo de lluvias. Asegúrate de que el lugar cuente con superficies resistentes al agua y que no se conviertan en resbaladizas cuando están mojadas, sobre todo tratándose de la pista de baile. Los pisos de madera tratada, concreto o adoquines pueden ser opciones seguras y prácticas para evitar accidentes.
5. Decoración resistente al agua
Cuando planificas un evento al aire libre, la decoración juega un papel crucial en la creación de un ambiente agradable. Sin embargo, en tiempos de lluvia, es importante elegir elementos decorativos que sean resistentes al agua. Opta por flores y plantas que puedan soportar la humedad y considera utilizar luces y adornos impermeables para evitar que se arruinen en caso de lluvia.
6. Calentadores y sistemas de climatización
En épocas de lluvia, es posible que las temperaturas sean más frescas de lo habitual. Para garantizar la comodidad de tus invitados, considera la instalación de calentadores o sistemas de climatización, sobre todo si tu evento está planeado para terminar a altadas horas de la noche. Esto les permitirá incluso a los invitados de más edad disfrutar de la celebración sin preocuparse por el clima.
7. Plan de contingencia para la música y el entretenimiento
La música y el entretenimiento son elementos fundamentales en cualquier evento social. En caso de lluvia, es necesario contar con un plan de contingencia para proteger el equipo de música y asegurarte de que la diversión no se detenga. Cubre los altavoces y los instrumentos con lonas impermeables o traslada la música a un área cubierta si es necesario. Del mismo modo, es necesario proteger de la lluvia todo el cableado eléctrico de los instrumentos, luces, pantallas, motores de inflables, etcétera con el fin de evitar un corto circuito que pueda poner fin a la celebración antes de lo planeado.
8. Elección de menús adecuados
La comida y las bebidas son aspectos importantes en cualquier reunión. En tiempo de lluvias, es recomendable elegir un menú que se adapte a las condiciones climáticas. Evita alimentos que se deterioren rápidamente en la humedad y considera opciones de comida y bebidas calientes tales como sopas o caldos y café, atoles de sabores, etc., para mantener a los invitados confortables y apapachados. Además, asegúrate de contar con áreas protegidas para la preparación y el servicio de alimentos.
9. Comunicación clara con los invitados
Por último, pero no menos importante, es esencial mantener una comunicación clara con los invitados en caso de lluvia. Mantén a todos informados sobre los planes de contingencia, cambios en el programa o ajustes en los horarios. Utiliza todos los canales disponibles, como llamadas celulares, correos electrónicos, mensajes de WhatsApp o redes sociales, para asegurarte de que todos estén al tanto de cualquier actualización.
En conclusión, organizar eventos sociales al aire libre en tiempo de lluvias requiere una planificación cuidadosa y consideración de varios factores. Desde elegir el lugar adecuado, hasta tener un plan de contingencia, cada detalle cuenta para asegurar que los invitados disfruten de la celebración sin importar las condiciones climáticas. Así que, la próxima vez que planees un evento social al aire libre, recuerda tener en cuenta estas recomendaciones para garantizar que tu jardín de fiestas se convierta en el escenario perfecto, incluso bajo la lluvia.
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